Free seating eller ej? Her er ekspertens vurdering
Der er både fordele og ulemper ved free seating, vurderer ekspert Maisa Larsen dé Martino. Hun tror ikke, at konceptet er kommet for at blive og mener, at virksomhederne overser en vigtig faktor.
En fysisk reaktion
Og der er både fordele og ulemper ved at droppe den traditionelle kontoropbygning med faste pladser og lade medarbejderne flytte rundt med deres computere, vurderer lektoren.
Hvis man tager de positive briller på, peger Maisa Larsen dé Martino på, at der faktisk sker noget fysisk i kroppen, når vi sætter os et nyt sted.
”Vi er biologiske væsner, og vores krop og urhjerne reagerer automatisk, når vi placerer os i et rum. Vi lokaliserer udgangen og har styr på, hvor vi er trygge. Hvis man så flytter sig, kan det betyde, at man bliver lidt mere vågen og oppe på mærkerne,” siger hun og forklarer, at det blandt andet er noget, hun nogle gange benytter sig af i sin undervisning, når hun får de studerende til at flytte sig rundt i løbet af en dag.
En anden fordel er, at de fleksible pladser er en smart måde at udnytte kvadratmeterne på kontoret.
”Og for nogle virksomheder er det drevet af, at de kan flytte til mindre lokationer og få en besparelse. Især for dem, der er placeret i København og andre af de store byer, hvor kvadratmeterprisen er høj,” siger hun.
Farvel til hierarkier og goddag til samarbejde
Derudover peger Maisa Larsen dé Martino på forskning, der viser, at det er nemmere at få relationer til andre, når man sidder sammen med dem.
”Så det giver medarbejderen en mulighed for at snakke med nogle, de ikke plejer at snakke med. Og et af argumenterne for free seating er, at det fremmer samarbejdet på tværs,” forklarer hun.
Samtidig kan free seating også fjerne nogle af de hierarkiske strukturer, som vi fortsat ser på det danske arbejdsmarked, selvom vi har en relativ flad magtstruktur, mener Maisa Larsen dé Martino.
”I den finansielle sektor er det nok ikke alle, der vil sætte sig ved siden af den adm. direktør. Men når der er free seating, så kan du komme til at sidde ved siden af nogle, der er højere oppe i hierarkiet end dig, og det kan få en positiv betydning for opfattelsen af hierarkiet på arbejdspladsen,” forklarer hun.
Gode råd til free seating
Maisa Larsen dé Martino giver et par gode råd til dem, der allerede har indført free seating og gerne vil holde fast i konceptet.
Spørg medarbejderne
Først og fremmest opfordrer hun til, at man tager dialogen med medarbejderne med det udgangspunkt, at man rent faktisk er villig til at lytte.
”Spørg medarbejderne. Men gør det, så I reelt kan gøre noget med deres input. Det er ikke særlig motiverende at blive spurgt, hvis der ikke bliver lyttet,” siger hun og foreslår, hvordan man eventuelt kan gøre det.
”Man kan sige, vi har ikke pladsen til, at alle kan få en fast plads, men hvad skal der til, for at I trives bedst muligt i de rammer, vi har.”
Tal med kollegerne
Det kan også være en god idé at tage nogle snakke kollegerne imellem.
”For hvis nogen helst vil have vinduespladsen og andre er ligeglade, så vil det være rigtig fint at tage snakken og generelt få lavet nogle rammer for, hvordan vi er sammen, når vi er fysisk til stede på arbejdspladsen.”
Gør plads til undtagelser
Samtidig kan det ifølge Maisa Larsen dé Martino være en god idé at man indfører free seating med mulighed for undtagelser.
”Hvis man som virksomhed gerne vil være inkluderende og skabe lige adgang for alle medarbejdere, så er man nødt til at forholde sig til, at free seating ikke er for alle. Der kan være neurodivergente folk med autisme, ADHD eller medarbejdere med andre diagnoser, der ikke kan sidde på den måde,” forklarer hun.
Det kræver en særlig ledelse
Det kræver mere af lederne, når medarbejderne arbejder hybridt, men også når de ikke har faste pladser, mener Maisa Larsen dé Martino.
”Man er nødt til at have nogle dialoger for at finde ud af, hvordan det kan fungere for os. Man kan ikke lave en fuldstændig to-down ensretning. Det er nødt til at være mere bottom-up.”
Få styr på teknologien
Derudover kan det være en god ide at få styr på den teknologi, der støtter op om free seating.
Her benytter nogle virksomheder bookingsystemer, hvor man har mulighed for at booke en plads på forhånd, så man ved, hvor man skal sidde, før man møder ind på kontoret.
”I starten løb folk jo rundt og spærrede pladser med jakker – ligesom når man spærrer liggestole på charterferien. Der kan man med fordel sørge for at have et bookingsystem, der virker,” siger Maisa Larsen dé Martino.
Læs mere om Cphbusiness' forskning i hybride arbejdspladser her.
Lav en ordentlig beregning
Og hvor mange virksomheder i første omgang bruger det økonomiske argument for at indføre free seating, så mener Maisa Larsen dé Martino, at der kan være god grund til at genbesøge det regnestykke.
For selvom det kan se ud som om, at der er penge at spare på færre kvadratmeter og kontorpladser, så mener lektoren, at der er anden faktor, som virksomhederne glemmer at tage med i betragtningen. Nemlig tid.
Det tager nemlig tid at finde sine ting, finde et ledigt bord, sætte computer og udstyr til, indstille bord og stol i den rette højde og hvad der ellers hører med, før man er klar til arbejdsdagen.
”Jeg tror med fordel, at virksomhederne kunne prøve at lave en helt lavpraktisk beregning af, hvad det koster i spildt arbejdstid. Hvis man bruger et kvarter om morgenen og et kvarter om eftermiddagen og er fysisk på arbejde tre gange om ugen, så løber det hurtigt op, hvis du regner det ud på årsbasis og ganger op med en årsløn. Derudover kan det skabe frustration, som kan påvirke produktiviteten. I virkeligheden sparer virksomhederne måske slet ikke en fløjtende fis,” siger Maisa Larsen dé Martino.
Hun er ikke sikker på, at free seating er kommet for at blive. Hun vurderer, at hvis arbejdsmarkedet fortsætter med at udvikle sig i den retning, hvor virksomhederne skal kæmpe om arbejdskraften, så kan muligheden for at kunne tilvælge faste pladser blive i høj kurs.
”Så tror jeg, at nogle vil bruge det som en måde at tiltrække medarbejdere på. Så kan de sige ”her hos os, kan du få en fast plads”,” forklarer hun.