Tag toppen af arbejdspresset

Et højt arbejdspres er blevet et vilkår for mange finansansatte. En del af travlheden kan du selv gøre noget ved med enkle teknikker og praktiske hverdagsvaner, fortæller Bjarne Toftegård, som er stresscoach, forfatter, foredragsholder og indehaver af virksomheden Forebyg Stress.

De mindste greb gør næsten altid den største forskel, tilføjer han.

"Stress kan på kort sigt øge din performance en lille smule. Men det er meget mere effektivt at arbejde i flow-tilstand. Måske har du oplevet det, hvis du har arbejdet hjemme eller er mødt tidligt en morgen og har fået en masse fra hånden. Kunsten er at lave noget, der ligner det", forklarer Bjarne Toftegård og serverer en stribe lavpraktiske råd, som han har erfaring for hjælper.

"Men husk: det er ikke nok at læse en artikel. For at forebygge stress skal du ændre dit mindset, og nye rutiner skal gentages – igen og igen – for at blive til varige vaneændringer", indskyder han.

1. Lad være med at multitaske

At multitaske er den mest effektive måde at være ineffektiv på. Sorter derfor arbejdet i løbet af dagen og lav en ting - eller en type opgaver - ad gangen. Lad f.eks. være med at klikke ind og ud af mailen sideløbende med, at du er i gang med andre opgaver. Saml hellere mail-arbejdet i nogle klumper i løbet af dagen. Medmindre det er dit job at være opmærksom på mailen hele tiden.

2. Færre forstyrrelser

Forstyrrelser kan ikke undgås, men de kan begrænses. Her er tre oplagte muligheder:

• Slå alle overflødige lyde og pop-ups fra på din telefon, tablet og computer, så de ikke distraherer dig.
• Indre forstyrrelser og tanker skal ud af hovedet. Lad være med at bruge hovedet som opslagstavle for dine opgaver. Lav lister i stedet for. Når opgaverne er uden for hovedet, kan du prioritere dem.
• Aftal med kollegerne, hvornår I må forstyrre hinanden, og hvordan I indikerer det. Det kan være et flag, en rød eller grøn lampe eller en aftale om, at I ikke vil forstyrres, når I har headset på. I kan også aftale tidsrum, hvor I ikke forstyrrer hinanden, f.eks. fra klokken hel til kvart i næste time.

3. Prioriter højst tre opgaver

Undersøgelser har vist, at mennesker, som får løst de tre vigtigste opgaver hver dag, er top-performere. En metode kan være at lave en to-do-liste dagen i forvejen, hvor du vælger højst tre opgaver, som er de vigtigste. Næste dag løser du de tre opgaver så hurtigt, som det er muligt. Du må gerne løse flere opgaver, men kun meget vigtige nye opgaver kan komme ind foran de tre topprioriteter på din liste.

4. Et ja er også et nej

Når du siger ja til noget, siger du samtidig nej til noget andet. Mange af os har svært ved at sige fra og bruger derfor tid og energi på de forkerte ting. Når du siger ja, så spørg også lige dig selv, hvad du siger nej til. Det kan gøre det lettere at prioritere.

5. Fra skal til valg

Hvis du altid tænker skal, bør og er nødt til om dine arbejdsopgaver, sætter du dig selv i en offerrolle. Prøv i stedet at sætte vælger ind. Så kommer du over i en mere aktiv og handlende rolle. Fortæller du alle, at du har for lidt tid? Tænk i stedet, at du har for meget, du skal og vil, og derfor må du vælge. På den måde handler du i stedet for at være offer.

6. Husk at holde pauser

Hvis du vil være effektiv, skal du holde pauser. Det føles måske mere produktivt at knokle på uden pauser, men det er det ikke, viser målinger. Nogle trives med 25 minutters arbejde og 5 minutters pause, mens andre foretrækker f.eks. 45 minutters arbejde og 10 minutters pause. Det bedste, du kan gøre i pauserne, er at smalltalke med kollegerne. Positive relationer forebygger stress og øger effektiviteten.

7. Klap dig selv på skulderen

Øv dig i at være tilfreds med det, du faktisk får lavet. Ofte tænker vi ikke på alt det, vi nåede, men fokuserer kun på kun den ene opgave, der mangler. Så kig på listen, og glæd dig over, at du nåede de tre vigtigste ting.

Husk at anerkende din egen indsats – gerne ved at klappe dig selv fysisk på skulderen. Anerkendelse fra din leder og dine kolleger er vigtig, men din egen anerkendelse er endnu vigtigere.

8. Måske er 80 procent nok

Kvaliteten af dit arbejde spiller også ind, når kabalen tid og arbejdsopgaver skal gå op. Nogle gange skal vi lave tingene lidt dårligere, end vi egentlig synes. Måske er 80 procent passende i forhold til den tid, der er til rådighed. Tal med din leder og afstem forventningerne om, hvor lang tid du må bruge på en opgave, og hvad du kan nå i det tidsrum.